Ketterään työnohjaukseen

Julkaisu

Publication: 
Date: 

Lue alhaalta koko alkuperäinen artikkeli

Projekti- ja etätyö valtaavat alaa työelämässä. Nopeasti muuttuva ja verkostoituva yhteiskunta vaatii työntekijöiltä ja sen mukana työnohjaajilta uuden oppimista, joustavuutta, uudenlaisia työtapoja ja työvälineitä. Myös asennemuutosta tarvitaan.

Mutta, minkälaisia haasteita ja etuja projektiyö ja etätyö tuovat työyhteisöihin? Näistä keskustelin Työterveyslaitoksen tutkijan Minna Janhosen ja LähiTapiolan viime vuonna etätyön johtamisesta palkitun Tiina Tapanaisen kanssa.

- Koko työelämä alkaa olla projektisoitunutta, dead linesta toiseen menemistä. Yksi yksikkö ei tee alusta loppuun kokonaisuutta, vaan alihankkijoita ja osallisia on verkostoituneena useita. Tämä alkaa olla alalla kuin alalla tapa tehdä kokonaisuuksia. Lisäksi projektit ovat kansainvälisiä, jolloin fyysiset etäisyydet ja kulttuurierot tuovat oman lisänsä työntekoon, Minna Janhonen kertoo.

- Projektitöissä aikajänne lyhyempi kuin perinteisissä jatkuvissa töissä. Työn tekemisen syklit ovat erilaisia ja toisten työ vaikuttaa omaan tehtävään enemmän. Lisäksi usein on monia projekteja päällekkäin ja ennakoimattomuus ja muutokset ovat jatkuvia, Minna Janhonen jatkaa.

Rajoja rikkova työ

Työterveyslaitoksen yli kaksivuotinen Rajoja rikkova työ –tutkimus- ja kehittämishanke saatiin päätöksen viime vuoden lopulla ja tutkimusraportti valmistuu tämän kevään kuluessa. Tutkimus osoittaa selvästi, miten projektityö muuttaa työnteon vakiintuneita tapoja. Projektityö vaatii aiempaa tarkempaa suunnittelua ja ohjaavaa otetta johtamiseen. Varautuminen muutoksiin ja henkilövaihdoksiin on otettava huomioon jo projektia suunniteltaessa. Projektipäällikön on osattava ohjata projekti muutosten läpi maaliin.

TTL:n hanke toteutettiin kahdessa organisaatiossa rakennusalalla insinööritoimistossa ja sairaalaorganisaatiossa. Insinööritoimistossa tutkittiin projektityötä ilmiönä ja sairaalassa työprosesseja.

- Vaikka organisaatiot olivat hyvin erilaisia tutkimustulokset projektityön luonteesta ja haasteista ja kehittämisalueista ovat yllättävän samansuuntaisia, erikoistutkija Minna Janhonen kertoo.

- Kompastuskivenä projektin onnistumiselle voivat olla jo puutteelliset lähtötiedot ja tiedonkulku eri toimijoiden ja työryhmien välillä.

- Projekteja aletaan yllättävän usein tehdä ilman kunnollista suunnittelua. Tehtävien järjestystä ei ehkä pohdita etukäteen riittävästi. Tämä aiheuttaa hankaluuksia ja työ sujumattomuutta. Joku ei saa työtään eteenpäin, koska joutuu odottamaan toisen osuuden valmistumista.

Projektitöille on ominaista myös päällekkäisyys. Työntekijällä on harvoin meneillään vain yksi projekti kerrallaan. Myöhästyminen yhdessä projektissa voi pahimmillaan vaikuttaa lukuisiin ihmisiin useissa projekteissa.

Vanha tapa johtaa ei toimi projektityössä. Johtajan on osattava ennen kaikkea luotsata projektia kohti tavoitetta ja huolehtia siitä, että toimintatavat, työnjako, tehtävät ja aikataulut toimivat ja määritellään yhdessä siten, että ne ovat selkeäitä kaikille. Valtuutus on yksi tärkeimmistä johtamisen keinoista. Johtajan on sallittava projektin jäsenten hoitaa omat työnsä ja hänen on luotettava siihen, että työt tulevat tehdyiksi. Jokainen projektin jäsen puolestaan on vastuussa omasta ammattitaidostaan ja osastaan. Johtajan rooli on antaa tukea tarvittaessa. Pomotuksella ei projektityössä pärjätä.

Tutkimushankkeen tuloksena on projektityön kehittämisen pohjaksi julkaistu Sujuva projektityö –esite, joka hahmottelee projektityön kestävää mallia. Projektien sujuvuutta voidaan tarkastella kriittisten pisteiden kautta. Jo ennen projektin alkua ja sen aikana voidaan tarkastella työn sujumista.

- Ennen kaikkea pitäisi hyväksyä se, että projektimaailma on arvaamaton. Stressi pienenee ja hyvinvointi lisääntyy, jos lähtökohtaisesti ajateltaisiin, että kaikkea voi tulla vastaan. Työnohjaajat voisivat edistää joustavuuden ja hyväksyvyyden asennetta, Janhonen sanoo.

Yhteisöllisyys on edelleen tärkeätä. Tämä on vähän ristiriidassa sen kanssa, että usein ajatellaan, että uuden teknologian ja hyvien välineiden ja ketterien menetelmien avustuksella pystyttäisiin tekemään töitä kenen kanssa tahansa. Kuitenkin yleensä projekteja halutaan tehdä tuttujen kumppanien kanssa ja yhteisiä tapaamisia pitäisi olla riittävästi. Ainakin projektin alussa pitäisi koko projektiryhmällä olla mahdollisuus tavata kasvokkain, vaikka sen jälkeen eri toimijat olisivat fyysisesti etäällä toisistaan.

Etätyö ei sovi kaikille

Työn tekemisen ajan ja paikan valinnan mahdollisuudet lisääntyvät sitä mukaa, kun tieto- ja viestintätekniikan uudet sovellukset valtaavat alaa. Viime vuosikymmenen aikana yleistyneistä uusista tavoista organisoida työ käytetään muun muassa nimityksiä etätyö, eTyö, mobiili työ ja monipaikkainen työ. Yhteinen piirre näille on sähköisen tieto- ja viestintätekniikan keskeinen rooli työn tekemisessä. Työskentely voi tapahtua yhdessä tai useammassa paikassa ja olla kestoltaan ja säännöllisyydeltään hyvin vaihteleva.

Etätyö ei sovi kaikille työpaikoille. Esteitä voi asettaa työn luonne:taksikuski ei voi toimia etänä, ei myöskään osastolla toimiva sairaanhoitaja. Myös muita esteitä voivat olla esim. salassapitovelvollisuus ja tietoturva. Myös yrityskulttuuri ja asenteet voivat olla esteenä etätyön tekemiselle samoin tekniset syyt esim. ohjelmistot, jotka eivät toimi kannettavissa tietokoneissa.

Etätyö on yleistymässä kuitenkin myös palveluvaltaisilla aloilla ja tehtävissä, jotka perinteisesti on mielletty työpaikkaan sidonnaisiksi. Onnistuminen vaatii kuitenkin järjestelyjä, yhteisiä sopimuksia ja käytäntöjä, työn hyvää organisoimista ja johtamista.

LähiTapiolan korvausyksikössä toteutettu etätyö johti viime vuonna Tiina Tapanisen palkitsemiseen. Tapaninen sai vuoden etätyöjohtajan palkinnon.

Osasta uusia käytäntöjä on sovittu tarkoin työnantajan ja työntekijän kesken, osa muotoutuu ilman muodollisia menettelytapoja. Onnistuminen uusien työmuotojen soveltamisessa edellyttää työkulttuurin muutosta kontrolloivasta luottamukseen perustuvaan.

Etätyö parhaimmillaan

Palvelupäällikkö Tiina Tapanainen vakuutusyhtiö LähiTapiolasta valittiin Vuoden etätyöjohtajaksi viime vuonna. Hän on uudistanut etätyötä ja vienyt sitä ennakkoluulottomasti eteenpäin asiakaspalvelutyössä, joka on perinteisesti ollut toimistoon sidonnaista. Tapanaisen tiimissä LähiTapiolan Korvausyksikössä vajaa puolet tekee säännöllisesti etätyötä ja melkein kaikki epäsäännöllisesti. Etätyötä tekevien korvausneuvojien työtehtäviin kuuluu vahinkoasioiden korvauskäsittelyt sekä kirjallinen ja puhelimitse tehtävä asiakaspalvelu.

Onnistumisen tärkein edellytys on molemminpuolinen luottamus ja aito, säännöllinen vuorovaikutus ja kohtaaminen kasvokkain.

LähiTapiolassa etätyö tuli mahdolliseksi siinä vaiheessa, kun siirryttiin sähköiseen asiakirjojen käsittelyyn. Jokaisella työntekijällä on talon puolesta kaikki tarvittavat työkalut. Työn tekeminen on organisoitu huolella ja käytännöistä on selkeät sopimukset. Myös tavoitteet ja vastuualueet ovat selkeät. Tietoturvaakaan ei ole unohdettu. Jokainen etäyötä tekevä on sitoutunut säilyttämään kannettavaa tietokonettaan työpäivän jälkeen lukollisessa tilassa. Asiakaspuheluista ja käsittelystä tulevat muistiinpanot jokainen tuo toimiston tietoruvaroskakoriin tuhottaviksi joten salassa pidettävät asiat eivät joudu vääriin käsiin. Ergonomiaan liittyvistä asioista on keskusteltu ja niille asetettu tietyt edellytykset, mutta työtiloista jokainen etätyötä tekevä vastaa itse.

Työ on organisoitu siten, että jokainen säännöllistä etätyötä tekevällä on työpari. He tekevät vuoroviikoin työtä konttorilla ja kotona. Etätyö on joustavaa ja kehittyvää.

– Parhaat kokemukset meillä on siitä, että työskennellään kolme päivää toimistolla, sitten on viikonloppu välissä ja taas kaksi päivää toimistolla ja sitten siirrytään etäviikolla, Tapanainen sanoo. – Etäviikko ei kuormita samalla tavalla kuin toimistolla olo viikko, toisaalta kenellekään ei tule kokonaista viikkoa pois toimistolta, jolloin työntekijä pysyy mukana kaikessa keskustelussa.

Etätyö on tuonut nuorille työntekijöille joustavuutta ja vapautta, ja se on helpottanut ikääntyvien jaksamista. Myös asiakaspalaute on hyvää. Tyytyväinen työntekijä on parempi asiakaspalvelija. Tavoitettavuus on tärkeä. Tapanasen tiimissä 90% puheluista vastataan minuutin sisällä. Asiakas ei joudu kuuntelemaan taukomusiikkia ärsyyntymiseen asti.

Etätyötä on laajennettu ja irrottauduttu palkitsemisen ajatuksesta kohti järkevyyden ja joustavan työnorganisoinnin ajatusta.

Tapanaisen tiimissä toimivat myös säännölliset Työhyvinvointilähettiläät, jotka pitävät esillä työhyvinvointiin liittyviä asioita. He toimivat tiimin ja esimiesten välillä.

Harvoin tapaa esimiestä, joka yhtä antaumuksellisesti miettii alaistensa hyvinvointia, uralla etenemistä ja työn sujuvuutta ja tuloksellisuutta todellisessa yhteistyössä koko työyhteisön kanssa. Tapaninen näkee esimiestyön mahdollistajan ei kontrolloijan roolina. Jos työt eivät suju, tai tulee väärinkäytöksiä, ne selvitetään keskustelemalla. Mietitään, miten asiat saadaan sujumaan. Ensimmäiseksi ei lähdetä syyllistämään vaan etsitään toimivia ratkaisuja.

Tehtävänkuva ei pakota kaikkia samanlaiseen työskentelyyn vaan jokaisen vahvuudet pyritään ottamaan Tapanaisen tiimissä huomioon. Tästä hyötyy koko työyhteisö ja asiakas.

Työsuojelupaneeli

Työterveyslaitoksen työsuojelupaneelissa on tutkittu etätyötä työsuojelupäälliköiden ja –valtuutettujen osalta. Kyselyyn vastasi 498 henkilöä.

  • Yli puolella työpaikoista on käytössä etätyömahdollisuus. Useimmiten mahdollisuus on kuitenkin vain osalle henkilöstöstä.
  • Tavallisimmin etätyötä ei käytetä, koska se ei sovellu työn luonteen vuoksi. Myös tietoturvaan ja salassapitoon sekä työkulttuuriin liittyvät tekijät estävät toisinaan etätyön tekemisen.
  • Yleensä etätyötä tekee henkilöstöstä alle neljännes.
  • Etätyön arvioitiin vaikuttavan myönteisesti erityisesti työntekijöiden hyvinvointiin, työtilojen käyttöön ja työn organisointiin. Etätyö tuo työrauhaa ja tehokkuutta, säästää aikaa, tuo joustavuutta ja vapautta sekä helpottaa työn ja muun elämän yhteensovittamista.
  • Työntekijöiden yhdenvertaisuuteen, työtovereiden välisiin suhteisiin ja esimiestyöhön koettiin etätyöstä aiheutuvan haittaa. Toisinaan myös töiden sujuvuus voi kärsiä.
  • Useimmiten etätyömahdollisuuden arvioitiin olevan lähtöisin lähinnä työntekijöiden tarpeista.
    Työpaikoilla, joissa etätyö on käytössä, reilu kolmannes (37 %) vastaajista arvioi, että omalla työpaikalla ei ole laadittu ohjeistusta etätyön tekemiselle. Samoin vain harvalla työpaikalla oli käytössä etätyöntekijöille erilliset työsuojelun toimintaohjeet.
  • Etätyön kuormituksesta keskustelu, työnantajan tarjoama tuki hyvän ergonomian rakentamiseen ja ajankäytön hallintaan ovat käytössä harvoilla työpaikoilla. Sen sijaan työnantaja huolehtii useimmiten etätyön mahdollistamasta tekniikasta ja järjestää tarvittavat välineet.
  • Etätyöhön liittyvinä työsuojelullisina haasteina vastaajat kokivat vastuukysymykset sekä työskentelyolosuhteiden kartoituksen ja seurannan. Lisäksi työaikoja hallitsemattomuus, huono ergonomia ja työtilojen turvallisuuteen liittyvät puutteet koettiin ongelmallisina. Esiin tuotiin myös ylipitkiin työpäiviin liittyvä työntekijöiden kuormittuminen ja yksintyöskentelyn haitalliset seuraukset.

Paneelikyselyn mukaan etätyössä huolta aiheutti mm. yksin jääminen eristyksiin työyhteisöstä, ajanköytön hallinta, työergonomia.

Hyvinä puolina nähtiin puolestaan työrauha ja keskittyminen työtehtäviin parani. Aikaa säästyi työmatkoissa. Myös joustavuus ja työn rytmittäminen nähtiin vahvuutena.

Työnohjauksen haasteita

Työnohjauksen kehittämisen on lähdettävä työelämän tarpeista. Muuttuvassa ympäristössä tuen tarve kasvaa ja ongelmien selvittelyyn tarvitaan ulkopuolista apua.

Alle 10% tiedosta tulee sanallisesti. Mekanisoituuko kanssakäyminen?

Missä työnohjaus tapahtuu jos työpaikalla ei ole ketään. Pitäisikö työnohjaajan osallistua skype-kokouksiin,

Etätyö ja projektityö lisääntyvät. Miten käy työnohjauksen? Lisääntyykö tarve yksilöohjauksille ja lyhyille periodeille pitkien prosessien sijaan. Vai integroituuko työnohjaus tiimien sisäiseksi hyvinvointiasiantuntemukseksi ja johtamisen haasteeksi . Näitä kysymyksiä ja työn tekemisen muutosta pohdin kahden asiantuntijan avustuksella.

Lähteet:
Haastattelut: Tiina Tapanainen, Minna Janhonen
http://www.ttl.fi/partner/tyosuojelupaneeli

Kuvateksti:
LähiTapiolan palvelupäällikkö Tiina Tapanainen valittiin viime vuonna Vuoden etätyöjohtajaksi. Raati koostui Työterveyslaitoksen, Johtamisen kehittämisverkoston, Akavan, Microsofgtin ja DNA:n eustajista.

Leave a Reply